임금을 지급하는 때에는 임금명세서를 서면 또는 전자문서로 교부해야 한다 — 근로기준법 제48조제2항, 상시 4명 이하 사업장도 적용 대상이다

근로기준법 제48조제2항은 임금명세서를 「서면」으로 교부하도록 정하고, 그 괄호 안에 전자문서를 포함시켜 두었습니다. 조문을 열어 확인했습니다(법률 제21373호 · 시행 2026년 8월 20일 · 법제처 국가법령정보 원문 · 2026년 10월 19일 확인). 작성 의무가 아니라 교부 의무이고, 의무가 생기는 시점은 임금을 지급하는 때입니다.

실무에서 가장 많이 걸리는 지점은 두 곳입니다. 하나는 급여일에 금액만 말로 알려 주거나 입금 문자로 대신하는 경우, 다른 하나는 근로계약서에 임금을 적어 교부했으니 임금명세서 교부 의무도 이행한 것으로 보는 경우입니다. 금액만 말로 알리는 것은 서면 교부가 아닙니다. 입금 문자는 조문 괄호의 전자문서에 해당할 수 있지만, 금액만 적혀 있다면 시행령 제27조의2의 기재사항을 갖춘 임금명세서가 아닙니다. 뒤의 것은 다른 조문의 의무를 이행한 것이고, 제48조제2항의 의무는 그대로 남습니다.

1. 제48조는 서류 두 개와 의무 두 개를 정한다

조문 원문입니다.

“제48조(임금대장 및 임금명세서)
① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.
② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.”

제1항은 임금대장을 사업장별로 작성하라는 의무입니다. 제2항은 임금명세서를 근로자에게 교부하라는 의무입니다. 서류가 둘이고, 의무의 성격도 작성과 교부로 갈립니다. 급여 대장을 전산으로 꼼꼼히 관리하고 있어도 근로자 손에 명세서가 가지 않으면 제2항은 이행되지 않은 상태로 남습니다.

제2항의 시점 요건은 「임금을 지급하는 때에는」입니다. 월 급여 외에 임금에 해당하는 금품을 따로 지급한다면 그 지급 때도 교부 대상입니다. 다만 특정 금품이 임금에 해당하는지는 같은 법 제2조제1항제5호의 정의에 따른 개별 판단 사항이므로, 명목만으로 단정할 수는 없습니다.

2. 명시(제17조)와 교부(제48조제2항)는 다른 의무다

「근로계약서에 임금을 적어서 줬는데 또 줘야 하나」라는 질문이 이 지점에서 나옵니다. 두 조문은 서로를 대체하지 않습니다. 제17조 원문입니다.

“제17조(근로조건의 명시)
① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.
1. 임금
2. 소정근로시간
3. 제55조에 따른 휴일
4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건
② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.”

두 의무를 나란히 놓으면 이렇게 갈립니다.

출처: 근로기준법 제17조·제48조·제114조·제116조(법률 제21373호 · 시행 2026-08-20) · 시행령 제27조의2(대통령령 제35436호 · 시행 2025-10-23) · 법제처 국가법령정보 원문 · 2026-10-19 확인.

제17조제2항이 요구하는 것은 계약 단계의 지급방법까지 포함한 서면입니다. 제48조제2항이 요구하는 것은 그달 실제로 지급한 금액과 공제내역이 적힌 서면입니다. 대상이 다르므로 하나로 갈음되지 않습니다.

3. 「서면」에는 전자문서가 포함된다 — 구두는 포함되지 않는다

제48조제2항의 괄호가 지시하는 정의 조문은 다음과 같습니다.

“제2조(정의) 이 법에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "전자문서"란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말한다.
2. "정보처리시스템"이란 전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말한다.”

(전자문서 및 전자거래 기본법 · 법률 제18478호 · 시행 2022년 10월 20일)

조문 문언에서 확정되는 것은 두 가지입니다. 전자적 형태로 작성·송신·저장된 정보는 「서면」의 범위 안에 있습니다. 그리고 말로 전하는 통보는 이 정의에 들어가지 않으므로 교부가 아닙니다.

교부 경로에 관해 고용노동부가 안내한 자료가 있습니다. 2021년 12월 10일 정부 정책브리핑에 실린 고용노동부 제공 안내문은 「사내 전산망, 서면, 문자, 카카오톡, 메일 등 다양한 방법으로 교부할 수 있습니다」로 적었습니다. 같은 해 11월 18일 고용노동부 지방관서 공지는 「임금명세서는 서면 또는 「전자문서법」에 따른 전자문서로 교부할 수 있습니다」로 적고 개정 근로기준법 설명자료를 함께 붙였습니다.

이 두 건은 조문이 아니라 행정 안내자료입니다. 조문 자체는 전달 수단을 열거하지 않고 「서면(전자문서를 포함한다)」이라고만 정하고 있습니다. 메신저로 보낸 파일이 전자문서 정의에 해당하는지는 문언상 긍정할 여지가 있으나, 개별 사안의 적법성 판단은 감독관서의 영역입니다.

4. 적어야 하는 것은 시행령 제27조의2의 여섯 가지다

“제27조의2(임금명세서의 기재사항) 사용자는 법 제48조제2항에 따른 임금명세서에 다음 각 호의 사항을 적어야 한다.
1. 근로자의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
2. 임금지급일
3. 임금 총액
4. 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 구성항목별 금액(통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 말한다)
5. 임금의 구성항목별 금액이 출근일수ㆍ시간 등에 따라 달라지는 경우에는 임금의 구성항목별 금액의 계산방법(연장근로, 야간근로 또는 휴일근로의 경우에는 그 시간 수를 포함한다)
6. 법 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 임금의 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역”

(근로기준법 시행령 · 대통령령 제35436호 · 시행 2025년 10월 23일 · 본조신설 2021.11.19)

읽을 때 놓치기 쉬운 두 곳을 짚습니다.

제5호는 조건부 기재사항입니다. 계산방법을 적어야 하는 것은 「임금의 구성항목별 금액이 출근일수ㆍ시간 등에 따라 달라지는 경우」입니다. 모든 항목의 계산식을 무조건 적어야 한다고 읽으면 조문보다 넓게 읽는 것입니다. 금액이 매달 고정된 항목은 이 조건에 해당하지 않습니다.

제6호도 조건부입니다. 공제내역은 「제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는」 적습니다. 제43조제1항 단서는 「법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우」에 공제를 허용하는 규정입니다.

반대로, 제27조의2에는 단서나 예외 항이 없습니다. 조문이 각 호만으로 구성되어 있습니다. 일용근로자에 관한 완화 규정은 임금대장을 다루는 제27조제2항·제3항에만 있고, 임금명세서 조문으로 옮겨 적으면 조문에 없는 예외를 만드는 것이 됩니다.

5. 상시 4명 이하 사업장도 적용 대상이다

법 제11조제1항은 상시 5명 이상을 사용하는 사업 또는 사업장에 이 법을 적용하고, 제2항은 상시 4명 이하에 대해 대통령령으로 일부 규정을 적용할 수 있게 합니다. 그 일부 규정이 시행령 별표 1입니다. 별표 1의 제3장 임금 칸은 적용 법규정을 이렇게 적고 있습니다.

“구분: 제3장 임금
적용법규정: 제43조부터 제45조까지의 규정, 제47조부터 제49조까지의 규정”

(근로기준법 시행령 별표 1 「상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용하는 법 규정」 제7조 관련 · 개정 2018. 6. 29.)

「제47조부터 제49조까지」에 제48조가 들어 있습니다. 같은 별표 제12장 칸은 「제107조부터 제116조까지의 규정」을 적용 대상으로 적되, 제1장부터 제6장까지·제8장·제11장의 규정 중 상시 4명 이하 사업장에 적용되는 규정을 위반한 경우로 한정하고 있습니다. 제48조는 제3장 소속 조문입니다.

적용 제외는 규모가 아니라 법 제11조제1항 단서에 있습니다. 동거하는 친족만을 사용하는 사업 또는 사업장과 가사(家事) 사용인입니다.

6. 과태료 상한 500만원과 1차 부과 기준액 30만원은 다른 숫자다

법 제116조제2항은 「다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다」로 시작하고, 제2호의 열거에 제48조가 들어 있습니다. 500만원은 상한입니다. 1차 부과 기준액은 시행령 별표 7 개별기준에 따로 정해져 있고, 일반기준에 따라 감경될 수 있습니다.

출처: 근로기준법 시행령 별표 7 「과태료의 부과기준」(제60조 관련 · 개정 2021. 11. 19.) · 근거 법조문 법 제116조제2항제2호 · 법제처 국가법령정보 원문 · 2026-10-19 확인. 임금명세서는 사목, 임금대장은 바목으로 줄이 다릅니다.

같은 별표의 일반기준에서 두 가지를 함께 확인해야 합니다.

1. 1
   가중은 최근 1년간 같은 위반행위로 과태료 부과처분을 받은 경우에 적용된다

   일반기준 가목입니다. 기간 계산은 위반행위에 대하여 과태료 부과처분을 받은 날과, 그 처분 후 다시 같은 위반행위를 하여 적발된 날을 기준으로 합니다. 1년이 지난 뒤의 같은 위반은 가중 차수가 올라가지 않습니다.
2. 2
   부과권자는 개별기준 금액의 2분의 1 범위에서 줄여 부과할 수 있다

   일반기준 다목이며 사유는 네 가지입니다 — 사소한 부주의나 오류, 법 위반상태를 시정하거나 해소하기 위한 노력이 인정되는 경우, 자연재해·화재 등으로 재산에 현저한 손실이 발생하거나 사업 여건 악화로 사업이 중대한 위기에 처한 경우, 그 밖에 위반행위의 정도·동기·결과를 고려하여 줄일 필요가 인정되는 경우입니다. 다만 과태료를 체납하고 있는 위반행위자는 제외됩니다.

그래서 「임금명세서를 안 주면 500만원」이라는 문장은 조문과 맞지 않습니다. 500만원은 법률이 정한 상한이고, 미교부 1차의 기준액은 30만원이며, 감액 여지도 별표에 있습니다. 반대로 횟수가 쌓이면 올라가고, 기재사항 누락은 미교부와 별도의 줄로 부과됩니다.

7. 조문이 답하지 않는 영역

여기까지는 법령 원문으로 확정되는 내용입니다. 아래는 성격이 다릅니다.

고용노동부는 2022년 3월 8일 「포괄임금제 임금명세서 작성 방법」 회시(근로기준정책과-818)를 냈습니다. 정액수당 방식으로 연장·야간·휴일근로수당을 지급하는 사업장이 계산방법을 어떻게 적을지에 관한 질의에 대한 답변입니다. 저희가 법제처 행정해석 데이터베이스에서 확인한 요지는, 정액수당에 해당하는 근로시간 수를 임금명세서에 기재하는 것이 바람직하며 취업규칙 등에 명시되어 있다면 기재하지 않을 수도 있다는 것입니다.

이 문단은 요지 정리이며 회시 전문의 직접인용이 아닙니다. 그리고 행정해석은 법령이 아니고, 「바람직하다」는 표현은 의무를 창설하는 문언이 아닙니다. 포괄임금 방식을 쓰는 사업장이라면 회시 전문과 자사 취업규칙을 함께 놓고 판단해야 합니다.

교부 수단의 적법성도 조문이 끝까지 답하지 않는 영역입니다. 조문은 「서면(전자문서를 포함한다)」까지만 정합니다. 어떤 경로가 전자문서에 해당하는지, 교부 사실을 어떻게 확인하는지는 개별 사안에서 다퉈지는 문제입니다.

8. 먼저 확인할 세 가지

1. 1
   매월 지급분 외에 임금을 따로 지급하는 달이 있는지 본다

   제48조제2항의 의무는 임금을 지급하는 때에 발생합니다. 상여금·성과금 지급일에 명세서가 나가지 않는 구조라면 그 달이 비어 있습니다. 어떤 금품이 임금에 해당하는지는 노무 검토가 선행입니다.
2. 2
   현재 명세서가 시행령 제27조의2의 여섯 항목을 담고 있는지 대조한다

   특히 금액이 출근일수·시간에 따라 달라지는 항목의 계산방법(제5호)과 공제내역(제6호)이 빠지기 쉽습니다. 기재사항 누락은 미교부와 별도의 과태료 줄입니다(시행령 별표 7 사목 2)).
3. 3
   상시 4명 이하 사업장·일용 인력을 적용 대상에서 빼 두고 있지 않은지 확인한다

   시행령 별표 1이 제47조부터 제49조까지를 상시 4명 이하 사업장에 적용합니다. 제27조의2에는 일용근로자 예외가 없습니다 — 그 완화는 임금대장(제27조제2항·제3항)에만 있습니다.

임금 관련 서면 의무는 조문이 여러 곳에 흩어져 있어 하나를 이행하면 다른 하나까지 이행한 것으로 보기 쉽습니다. 채용 단계의 임금 표기에 관해서는 채용절차법에 채용공고 임금 표기 의무는 없다 — 규율 대상은 정당한 사유 없는 불리한 변경이다에서 조문을 확인했고, 명세서에 적는 수당 항목들이 최저임금 인상에 어떻게 연동되는지는 최저임금이 오르면 주휴수당·연장가산·퇴직금·4대보험료가 같이 오른다에 정리해 두었습니다.

먼저 할 일은 대조입니다. 지난달 실제로 나간 명세서 한 장을 시행령 제27조의2의 여섯 항목과 한 줄씩 맞춰 보면, 빠진 항목이 있는지 그 자리에서 확인됩니다. 링플(Linkple)은 임금 구성항목 정리와 급여 서류 체계, 총보상 설계까지 중소·중견의 인사 제도를 함께 짜는 HR 파트너입니다.

이해관계 고지: 이 글을 발행하는 링플(Linkple)은 채용·HR 플랫폼과 인사 컨설팅을 준비하는 사업자입니다. 이 글의 서류 체계 정비 권고는 저희 사업과 이해관계가 있습니다. 개별 사업장의 적용 여부 판정과 과태료 부과 가능성 판단은 독립된 노무 검토를 거치십시오.

근거

조문 직접인용은 모두 법제처 국가법령정보센터의 법령 원문에서 복사했습니다(2026년 10월 19일 확인).

법제처 현행 법령 검색 결과, 2026년 10월 19일 기준 근로기준법 시행령의 현행 법령은 대통령령 제35436호 1건입니다.